浅析信息技术在学校档案管理中的应用

在21世纪数字化的新时代,信息技术的发展使整个世界发生了深刻的变革,对于传统的学校档案管理工作,是挑战更是机遇。在这样的信息化大背景下,学校档案管理部门必须抓住这一契机,强化档案人员素质,优化档案管理的软硬件环境,促进学校档案管理的信息化建设。

　　在21世纪数字化的新时代,信息技术的发展使整个世界发生了深刻的变革,对于传统的学校档案管理工作,是挑战更是机遇。在这样的信息化大背景下,学校档案管理部门必须抓住这一契机,强化档案人员素质,优化档案管理的软硬件环境,促进学校档案管理的信息化建设。

　　一、学校档案管理工作的重要意义

　　学校档案是一定时期学校在教育、教学、教研和各项活动中的真实反映,是学校建设的真实记录。学校档案是历史的镜子,记录着学校的过去和现在,承载着未来的发展方向。学校档案记录了学校的一切活动,保存备查学校各种文字材料的总和,是学校建设的证明和依据。好学校档案管理工作,对于进一步加强和改善学校管理,全面贯彻党的教育方针,提高教育教学质量,有着十分重要的意义。

　　二、学校档案管理及其缺点

　　传统的学校档案管理,就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程。这种管理模式存在很多缺点:1、档案编目流程繁琐低效,整理时间冗长;2、档案难保存,易失真,档案存储的成本较高;3、要案查阅耗时长,查找困难。

　　三、学校档案管理信息化的重要意义

　　1、档案管理不再费时费力,具体表现:a、数据只需一次录入可以多次利用,数据无论从文书管理录入还是从档案管理录入只需录入一次,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。b、各种报表可以自动打印,数据录入后不论是文书管理还是档案管理,可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表,可以方便的打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等。c、自动统计档案信息,档案库中的信息需要统计,并形成报表,这项工作由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。

　　2、档案查询更为方便,具体表现:a、提供多种查询手段,档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。b、提供网上查询手段,学校内部的教职员工,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大地减轻了教职员工的负担。

　　3、档案的查供阅工作更加可控。

　　传统的档案查借阅为手工为主,费时费力、容易出错。案管理实行信息化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便,同时可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。

 　　4、可以解决档案损坏丢失的问题。

　　完全依靠手工方式来收集档案,借阅实体、档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损失。档案管理实行信息化后可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

　　在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为学校档案管理注入了新鲜血液,只有充分利用信息技术才能使学校的档案管理更健全、更高效。