2014年8月20日,伴随着北京理工大学迎新网“网上预报到”系统的正式启用,学校历史上首次数字化迎新工作全面启动。届时,来自全国各地的3600余名新生,将通过该系统提交各类信息,实现网上报到。

  

  2014年8月20日,伴随着北京理工大学迎新网“网上预报到”系统的正式启用,学校历史上首次数字化迎新工作全面启动。届时,来自全国各地的3600余名新生,将通过该系统提交各类信息,实现网上报到。

  2013年,学校大力推进信息化建设,党委书记郭大成、校长胡海岩高度重视,学校办公室牵头负责,会同党委宣传部、发展规划处、网络服务中心、机关党委等多部门,制定了《北京理工大学数字校园信息平台建设规划》,计划用3到5年使学校信息化水平上一个新台阶。在各部门的通力协作下,2013年顺利完成了年度建设内容。2014年,结合党的群众路线教育实践活动,学校办公室将“数字迎新”系统列为年度重点工作信息化建设内容。学校确定了以本科迎新工作作为突破口,实现迎新工作的信息化,该系统将有效提升迎新工作效率,为新生入学提供人性化、个性化服务。

  自去年下半年起,学校办公室与宣传部、网络中心便着手开展“数字迎新”系统建设的可行性调研工作。通过赴多个兄弟高校的调研,最终确定了由我校自主研发的建设思路。2014年上半年,在学校信息化建设领导小组的统一领导下,学校办公室、宣传部、网络中心等多个部门组织专门力量开始建设“数字迎新”系统,结合调研成果,兼收并蓄、取长补短,逐步搭建起系统的主要内容和功能,并通过在各部门和师生中间广泛调研,征集意见,最终完善形成了我校“数字迎新”系统。

  “数字迎新”系统主要包括“了解北理工”和“网上预报到”两个板块,其中由宣传部负责开发的迎新网(主页:http://i.bit.edu.cn)于6月底正式开通上线,新生、家长和社会各界都可通过迎新网了解学校基本情况、新生生活指南和学习指导,以及获取学校发布的报到事项等信息。

  “网上预报到”板块则以利用信息化技术平台、实现新生入学报到的“双向”数字化、人性化服务为建设目的,实现以人为本的工作理念。“双向”即,一为校内各迎新相关部门提供数字化、网络化工作平台,在学生入学前最大限度的完成信息采集、处理和发布,大幅度提升工作效率;二为面向新生有效传递入学报到信息,最大限度帮助新生顺利报到,做好开学准备。

  每年的新生入学报到不仅是全校性的“大工作”,更直接关乎着学校的社会形象。往年从录取开始,招生办公室、财务处、教务处,后勤集团、保卫处、图书馆和学生处等多部门协同合作,分头落实好学费扣缴、学号班号编制、宿舍方案制定、户籍等工作;学院在得到原始招生信息后,将进行分班、分学号和宿舍分配,同时做好迎新工作准备。由此可见,信息在不同的单位之间切割、整合和传递,既降低了工作效率,又增加了信息错误的风险。

  因此,运用数字化、网络化的信息手段优化工作流程,成为我校数字迎新工作的核心。通过认真梳理工作关系,最终确定了通过建设“网上预报到”数字化平台来实现信息从“接力”到“共享”的“华丽转身”。

  由网络中心负责建设的“网上预报到”系统,秉承以学生信息收集为核心,信息化流程用于辅助管理,各个涉及迎新工作单位数据共享的基本理念,依托网络,实现新生信息采集过程前移,将繁琐的事务性工作交由系统来完成,职能部门审核把关,各学院联动,确保迎新工作成效产生质的飞跃。经过实际运行,该系统已经显示出极高的工作效能。

  8月15日下午2:30,招生办公室经过初步整理,提交了全体2014级录取学生信息。网络中心根据系统预设,形成学生基本信息数据库,随即根据学校办公室经过调研设计的自动分班算法,开创性地实现全体新生的自动预分班。当晚9点,班级预分结果就呈现在网上预报到系统之中。正值暑假的全体新生辅导员,不论身处何处,都准时登录系统,便捷地查询新生各类信息,对预分班情况进行调整,经学院副书记审核后,在网上确认提交;同时相关职能部门工作人员也能登录系统,随时关注班级审核情况。为了加强沟通,学校办公室还建设了工作微信群,方便初次使用系统的辅导员们随时咨询和反馈。

  短短的周末两天,全校3600余名新生就拥有了属于自己的集体——130个新生班级顺利诞生,随后其他涉及迎新管理部门的工作人员登录系统,对信息进行审核确认,并与本单位工作进行数据对接。以往需要半个多月的工作,依托数字迎新系统,仅用五天便完成,实现了工作效率的飞跃提升,顺利保障了下一阶段新生数据预采集工作的顺利开展。

  8月20日起,全国各地的新生们纷纷登录网上预报到系统,提交本人入学相关信息。至此,数字迎新工作进入了新生信息预采集阶段。在新生的录取通知书上,明确提出了网上预报到的要求,新生在规定时间内,通过登录预报到系统,填写个人基本信息、家庭信息、兴趣爱好等各类信息以及提交证件照片,同时还能看到自己的班级和同学,与辅导员取得提前沟通,通过辅导员建立的QQ群,入学前便开始了“班级生活”,以此真正做到入校前的有效沟通和延伸管理。对于新生需要填写的信息项,学校各相关部门也反复推敲研讨,不仅涵盖了新生入校后需要统计的各类基本信息,如学籍、一卡通、户籍、资助等,还为入学即将开展的军训工作提供服装尺码等,最大限度地为各单位提供充足的信息支持。而在往年的迎新工作中,针对新生的信息采集不仅占用了大量工作时间和精力,往往还易出现漏采或重复采集等问题。

  随着“数字迎新”系统各阶段的顺利实施,学校的迎新工作势将改头换面,学校的整体形象将会有所提升。9月3日,迎新日现场,一眼望不到边的队伍将不复存在,取而代之的可能是”老朋友“的初次见面,他们的欢声笑语将回荡整个校园。也许,多年后的迎新工作,将于日常工作无异。

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