陆以勤：管理信息化应注重生态构建

　　今年3月，教育部发布了《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，对新时代的教育管理信息化提出了新的要求和目标。本刊就此话题采访了华南理工大学副首席信息官兼网信办主任陆以勤。

　　陆以勤表示，教育部的新文件内容全面系统深入，切中要点，还提供了教育管理信息化的“方法论”，对高校管理信息化工作起到了引领作用。他指出，在管理信息化工作中，用户的参与是解决需求分析不全面的重要手段，也是打造多元参与应用生态的关键举措。

陆以勤 华南理工大学副首席信息官兼网信办主任

现阶段：面临技术和管理双重挑战

　　《中国教育网络》：您如何理解教育管理信息化？

　　陆以勤：要对教育管理信息化充分理解，首先要对其进行定位。教育管理信息化是教育信息化的重要组成部分。在高等教育领域，教学、科研是高校的两大重要业务，“管理”则贯穿其中。

　　可以说，教学信息化、科研信息化、管理信息化是高校信息化的三大重要组成板块。作为三大部分之一的管理信息化，对高校治理的作用非常明显，可以提高高校的管理水平，甚至可以提高高校的核心竞争力。

　　其次，高校的管理信息化目前是高校信息化工作中开展得比较多，同时也是比较难做的工作。相比之下，教学信息化一般与教务处和研究生院相关，科研信息化一般与科研院或科技处相关，两者涉及的部门都比较少，将业务流程梳理清楚相对比较容易。

　　而高校信息化的很多工作都可以归结为管理信息化的范畴，管理信息化涉及的职能部门可能会很多。一方面，职能部门从提供管理水平的角度开展管理信息化的动力较强，管理信息化在局部层面很容易出成效；但另一方面,要全盘做好管理信息化工作又很困难。

　　《中国教育网络》：那么在您看来，高校管理信息化一直以来面临哪些难点、存在哪些问题？

　　陆以勤：高校管理信息化存在的问题，可以从技术和管理两个维度来分析。

　　从技术维度来看，目前有三方面问题。

　　第一，数据交换共享的“壁垒”阻碍了教育管理信息化的全面提升，目前这是很多高校都会遇到的问题。

　　第二，做流程重构时，没有考虑数据共享的作用。即把各个业务流程梳理完后，没有通过数据共享进行流程的优化和重构，数据不对称影响了流程优化的深度和重构的效果。

　　实际上，许多需要用户跑腿的环节都是因为数据不对称引起的，譬如有不少业务需要用户拿着身份证去实体办事大厅进行办理，本质上其实是用户身份认证和用户信息采集，如果通过技术手段将用户数据打通，再通过账户密码、UKey，或者人脸识别等生物特征识别方法解决认证问题，用户的业务基本就可以线上办理了。

　　第三,有不少管理信息化系统脱离了用户的真实需求。我观察到一个现象，有些高校的“网上办事大厅’在很短时间内就上线200多甚至更多业务，这些数字摆在面上很好看，但这些业务到底使用效能如何？有没有业务摆在网上无人问津？却缺乏认真考量。这是否说明管理信息化工作没有把真正的用户需求摆在重要的位置？

　　从管理维度看，因为教育管理信息化涉及到各个部门，特别是涉及到数据共享和流程重构，因此沟通协调变得非常重要，而这恰恰是目前高校信息化主管部门面临的“难题”。

　　沟通问题的困境不是因为信息化部门不够努力，而是有着各方面的综合原因：

　　第一，高校信息化部门善于沟通协调的人才比较短缺，这是因为很多信息化人员是技术出身，沟通能力不是强项，有些技术骨干甚至不自觉地对沟通协调采取消极回避的态度；

　　第二,与职能部门的沟通并没有想象中那么简单，尤其是涉及到需求分析时，工作量、难度都很大，而职能部门很难抽出大量的时间进行业务需求的分析和梳理；

　　第三，网络中心一般是沟通的牵头单位和主体，但该部门在学校属于教辅部门，地位往往不是很高，推动工作时也就不会特别顺利。总之，沟通协调问题常常成为阻碍，使高校无法达到管理信息化工作预期的效能。

新时代：聚焦生态建设和可持续发展

　　《中国教育网络》：教育部在今年3月出台了《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》（简称《通知》），您认为相较之前有哪些区别，突出了哪些变化？

　　陆以勤：实际上，“教育管理信息化”在教育信息化发展中起步较早，我回忆了梳理了一下，教育部很早就开始关注“教育管理信息化”。

　　2002年,也就是19年前,教育部发布实施《教育管理信息化标准（第一部分：学校管理信息标准）》。

　　2012年，教育部发布《高等学校管理信息》等七个教育信息化行业标准，可以看到，经过10年时间的修订升级，“高等学校管理信息”从“学校管理信息”中被细分出来，形成行业标准。

　　2013年，教育部、财政部、人力资源社会保障部共同发布《进一步加强教育管理信息化工作》的通知，该文件从名称上看与今年出台的很像，但其主要是面向“两级建设、五级应用”体系的构建。

　　2017年，教育部发布《关于全面推进教师管理信息化的意见》，该文件面向教育三大主体（教师、学生、管理人员）中的教师群体，对教师信息的管理提出了相应指导和要求。

　　2021年3月，教育部发布《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，强调“新时代”，这一点意义重大。

　　《通知》和之前的文件相比，具备以下几个特点：

　　第一，内容更全面、更系统、更深入。

　　这一点从三个维度体现。

　　一是应用维度，《通知》涉及到一网通办、科学决策、网络安全、远程会议、数据安全等，涵盖了教育管理信息化的方方面面；

　　二是技术维度，《通知》涉及到很多新技术，譬如大数据、人工智能、流程重构、协同办公、数字认证等；

　　三是执行主体维度，《通知》涉及到各级教育管理机构以及各类院校，基本涵盖了除培训机构外的整个教育领域。

　　第二，阐述了教育管理信息化当前面临的困境，切中要点。

　　《通知》梳理了教育管理信息化的发展现状，将当前面临的重要问题抽取出来，比如管理机制、数据孤岛、流程协同等。

　　第三，注重构建教育管理信息化生态和可持续性。

　　例如，与2013年的文件相比，《通知》不是面向特定平台和应用，而是要求建立相应机制，打通数据孤岛，促进流程重构；关注供给侧，要求优化供给模式，促进系统之间协同融合，鼓励多方参与等。

　　第四，蕴含了“管理信息化”和“信息化管理”的辩证关系。

　　“管理信息化”包含“管理”和“信息化”两个中心词。“管理信息化”和“信息化管理”这两者都需要引起重视，不仅要推进“信息化”，还要注重对“信息化”的管理，管理水平跟不上，“信息化”也就无从发挥应有的效用。

　　《中国教育网络》：《通知》对当前高校的管理信息化发展有哪些启示和影响？

　　陆以勤：我认为，《通知》的发布，对当前高校管理信息化的影响和启示主要有三点：

　　第一，高校管理信息化有了“目标”。

　　我们说，信息化永远在路上，教育部的文件就像在我们前进的路上点燃了一个“火把”，对高校管理信息化工作的方向，起到了引领作用。

　　第二，提供了教育管理信息化的“一面镜子”，让高校能够审视管理信息化工作目前存在的短板。

　　对比《通知》提出的目标及当前存在的短板，梳理出需要加强的工作。

　　第三，提供了“方法论”。

　　譬如，如何构建机制？管和建的辩证关系如何？管理信息化涉及哪些方面？从何入手？等等。

　　《通知》在宏观层面提供了一些“教育管理信息化”工作的方法论，对高校，特别是信息化队伍有限的普通本科院校和高职高专院校，有很大的启示作用。可以说文件的出台非常及时，也很实用。

高校需提升数据治理动力和应用深度

　　《中国教育网络》：在您看来，当前高校管理信息化发展状况如何，具备哪些特点？

　　陆以勤：各高校由于定位与特色不同，其管理信息化工作也具备不同的特点。以华南理工大学为例，管理信息化工作有以下四个特点。

　　第一，起步比较早。

　　可以说，华南理工在信息化方面比较“敏感”，早在2000年之前，就开始开发统一认证和门户；同时，学校也很“开放”，我们不排斥任何新技术新理念，对管理信息化发展的各种新苗头，包括虚拟卡取代物理卡等，都愿意抢先尝试。

　　第二，迈步比较“实”。

　　在管理信息化工作中，华南理工算是“稳步小跑”。相比有些高校“快速出成果”的模式，华南理工的每一步都迈得比较慢，但保证每一步都能比较踏实。

　　比如“一网通办”，我们采用深入调研、缓步推进的策略，三年来开通了155个业务流程，但每个业务使用效能都很高。

　　第三，前行有“耐力”。

　　多年来，华南理工在管理信息化工作中持续发展、持续发力。比如，2012年起开始推动“数据共享”，到目前为止，相应数据已经更新了很多遍。在前进路程中，我们每一步可能比较短，但胜在持续发力。

　　第四，面向实用。

　　作为工科院校，华南理工做很多事都带着浓重的工科色彩，比起绚丽的包装和宣传，更偏向实用。

　　比如，去年疫情期间，我们推出了IamOK师生健康状态在线填报系统、Mypass通行认证系统，都直接面向师生需求，深受师生欢迎。这些系统目前一直在使用。

　　同时，华南理工的管理信息化也存在不少短板。

　　第一，历史存量还没完全消化掉。

　　由于学校的工科背景，早年各部门及学院依靠自身的技术力量，采用自底向上的发展模式，而随着学校管理信息化的发展，需要对全校的信息系统进行统筹、联动，做好顶层设计。那么原来发展起来的一些数字孤岛就成为要“消化”的存量，但到目前还没有完全消化。

　　第二，数据治理的动力不足。

　　归结起来，华南理工目前主要面临的问题在数据治理的供给侧，也就是源数据更新和清洗的动力不足。

　　例如，在数据交换中，数据是A部门需要，由B部门产生，而数据产生的B部门却不一定需要数据，这时如果B部门面临比较大的数据更新工作量，就会产生动力不足的现象。

　　第三，数据的挖掘和应用不够深入。

　　例如，华南理工目前有两个引擎，一个是学科建设，一个是广州国际校区。

　　其中，广州国际校区一期2万多个物联网的节点每天收集200多万条数据，这些海量的数据还需进一步挖掘其应用价值。

　　第四，协调能力不足。

　　由于人才短缺等原因，华南理工的管理信息化工作在和各部门沟通协调方面感到很吃力。

　　《中国教育网络》：针对华南理工大学上述特点和短板，未来将有哪些思路？

　　陆以勤：针对学校未来的管理信息化发展，我们有两点思路。

　　第一，提高数据应用的深度。

　　学校现在有大量的物联网数据、生活数据，如何将数据融合，充分发挥数据的应用效能？是我们下一步需要研究的重点。

　　譬如有科研团队要使用大量的学工数据，应该用什么办法提供这些数据，涉不涉及数据隐私？

　　一个好的方法是建立数据中台，通过对数据进行封装，建立主题库，以API接口方式提供给第三方使用。

　　用户输入数据需求后，通过调用API编程接口，可以得到所需求的数据结果；而经过封装、脱敏的数据，也避免了数据安全隐患。

　　第二，基于流程重构和数据共享的应用创新。

　　广州国际校区是华南理工大学的两大引擎之一，作为“试验田”和“示范区”，无论是在办学模式，还是具体管理机制上，都强调改革和创新，与传统高校有很大不同。

　　如何打造一校三区多模式的信息化发展路径，是华南理工一直在思考的问题。按照学校对广州国际校区“以一流标准推进建设”的要求，我们需要全面梳理信息化流程，进行数据共享，在管理信息化方面对其进行全力支撑。

　　《中国教育网络》：教育管理信息化也涉及到多元参与的应用生态建设问题，您认为在这方面高校可以重点做好哪些工作？

　　陆以勤：高校要建立机制，让大家明白，信息化不只是信息化部门的事，而是全校师生共同参与的事情，以此打造多元参与的应用生态。

　　其中最重要的是用户来参与建设的过程，在需求分析阶段、系统测试阶段，都可以鼓励师生用户参与其中。

　　比如人事系统，它的建设部门是人事处，技术支撑部门可能是网络中心，信息化职能部门可能是信息办或网信领导小组办公室，系统的用户是学校老师。

　　对于做好的系统，老师们到底爱不爱用，好不好用，单凭建设部门和技术支撑部门很难准确评估。很多系统建好之后却用不起来，耗费很多无用功。

　　究其原因，系统需求分析不恰当，往往是因为用户参与度不高。因此，让用户参与建设是解决需求分析不全面的一种重要手段，用户及时指出问题，系统需求才能逐渐清晰化。

　　作者：项阳

　　责编：项阳