北京交通大学：因公出国管理流程再造

　　教育部决定自2020年1月1日起授予包括北京交通大学在内的多所高校一定的外事审批权，学校可自行审批除党委书记和校长以外的本校人员因公临时出国和邀请外国相应人员来华事项。

　　教育部要求授权高校制定新的规章制度，同时要利用信息化手段简化审批工作量，如在线申报、在线审批等。

　　目前北交大因公出国（境）审批手续繁杂、涉及部门众多、审批周期过长，缺乏与新政策相适应的线上审批系统支撑，亟需优化审批程序，压缩审批时间，以系统化方式采集历年因公出国数据，并关联学校人事、科研、教务等系统，通过对数据的挖掘分析，实现全方位、立体地展示国际化指标相关的关键数据，不仅更好地服务于教职工参与国际交流合作，也为领导提供有价值的决策依据。

　　引入高效的管理信息系统无疑将促进教职工参与国际交流合作，为学校国际化事业发展提供坚强保障。因此学校建设因公出国（境）管理信息系统，具有十分重要的现实意义。

系统架构设计

　　系统功能设计

　　为了实现因公出国（境）业务全流程在线办理，系统主要包括任务申报、任务审批、任务变更、任务管理、计划管理、护签信息等功能模块，具体如下图。

系统功能设计

　　1.任务申报：系统实现三类人员和八类任务申报功能。三类人员包括无干部职务、副处级干部、正处级干部；八类任务包括因公临时出国、因公赴港澳、因公赴台、公派留学、外籍教师因公出访等。系统采用自定义申报流的方式实现，支持实时编辑各个节点的信息，并用不同颜色标记每一项申报内容填写情况。

　　2.任务审批：任务审批类型主要包括业务审批、政审备案审批、财务审批、外事审批、校领导审批等。系统支持PC端和移动端审批功能，用户进入任务列表可以选择具体的审批事项，查看任务申报信息、任务审批进度流程图以及任务审批详情。

　　3.任务管理：该模块提供导出任务数据、上传护签信息、上传批件信息、上传总结及审批、电子签名等功能。

　　系统用户角色设计

　　由于因公出国（境）业务复杂的审批流程与处理逻辑，需要将用户分为多个角色，授予相适应的权限。与学校统一身份认证平台集成实现用户与权限的管理体系。

　　通过梳理线下业务办理流程，分析系统使用人员应包括：任务申请人、二级单位外事秘书、二级单位领导、财务处负责人、财务处领导、人事处负责人、人事处负责领导、登记备案单位负责人、登记备案单位负责领导、国际处出入境科专办员、国际处出入境科科长、国际处负责领导、分管联系校领导、分管外事校领导、校长、党委书记，详情如下图：

系统用户角色

　　每一类用户的具体权限梳理如下：

　　1.任务申请人：填报因公出访任务、查询所在团组任务的办理进度、查询个人出访记录、个人因公证件及签证、查询所有团组信息公示、填报任务变更申请、上传团组出访总结等。

　　2.二级单位外事秘书：查询本单位所有人员的出访任务办理进度、对本单位人员提交的因公出访任务申请按类别进行初审、对本单位人员提交的因公出访任务申请信息有编辑权限、查询本单位所有人员出访记录、因公证件及签证、查询所有团组信息公示、对本单位人员提交的任务变更申请进行初审、上传本单位人员团组出访总结等。

　　3.二级单位领导：核实二级单位外事秘书的初审结果，完成复审流程。

　　4.财务处负责人：对所有备案单位为“财务处”的教职工进行备案信息初审、对所有因公出访申请人的经费预算进行初审、对申请任务变更涉及经费预算部分进行初审等。

　　5.财务处领导：核实财务处负责人的初审结果，完成复审流程。

　　6.人事处负责人：对所有因公出访申请人进行备案信息登记，并完成出访任务初审。

　　7.人事处负责领导：核实人事处负责人的初审结果，完成复审流程。

　　8.登记备案单位负责人：对所有因公出访申请人进行备案信息登记。

　　9.登记备案单位负责领导：对所有因公出访申请人备案信息登记进行复审。

　　10.国际处出入境科专办员：查询全校所有人员的出访任务办理进度、对因公出访团组任务进行初审、编辑出访任务申请信息、查询全校所有人员出访记录及护照签证信息、查询所有团组信息公示等。

　　11.国际处出入境科科长：核实国际处出入境科专办员初审信息，完成复审流程。

　　12.国际处负责领导：核实国际处出入境科科长复审信息，完成二次复审流程。

　　13. 分管联系校领导：对自己分管联系单位处级干部出访任务进行审批。

　　14. 分管外事校领导：对全校处级干部出访任务进行审批。

　　15. 校长、党委书记权限：仅对正处级干部出访任务进行审批。

系统特色功能

　　1.智能审查及审批。由于业务审批涉及部门众多，有的部门涉及初审和复审，最长的审批流程涉及近15个审批节点，管理部门从利于管理的角度考虑，暂时无法简化任一业务流程审批节点。

　　为了有效地解决这个问题，我们梳理了每个审批节点的审批规则，对于有明确量化指标的规则，利用OCR识别、自然语言分析、图像识别，智能分析和关联分析等技术，从提交审批资料的形式、完整性、正确性等多个维度实现智能审查，自动过滤筛选不合格资料并驳回申请，实现从人工审批向智能审批过渡转化，逐渐优化审批流程节点。

　　2.移动化审批。充分利用已建微信平台的消息推送机制，将待审批任务实时推送到“我的通知”，便捷高效收到审批任务提醒，同时支持审批人随时随地完成审批工作。

　　3.审批进程动态可视化展示。为用户提供动态查询审批流状态的功能。由于出国任务类型的多样化，针对不同的教职工身份类型，系统为每一类任务都设置特定的审批流。

　　4.电子签名机制的应用。传统的取证照、还证照的流程需要用户在纸质本上签名登记，不仅不便于统计归档，也无法以系统化的方式保存，为管理者日后查询带来不便。通过引入手写板，直接将电子签名存入系统，提升用户体验，提高管理水平。

　　5.精心设计填报事项，为国际交流出访大数据分析提供数据源。

　　6.为教职工和管理决策者提供国际交流出访大数据分析预测。建立教职工因公出访活动量化评价体系，为辅助各个审批负责人决策判断提供客观依据。同时对护照、签证和出访活动等信息中的重要时间节点进行动态监测，提高系统动态响应能力，提升国际化信息服务水平。

　　本文以建设数据驱动的因公出国（境）管理信息系统为切入点，探索外事管理信息系统的建设思路和实现路径，实现教职工因公出国（境）业务在线办理“流程全覆盖”，大大减轻审批单位的工作量。

　　下一步我们将继续实现学生派出系统及数据分析，为学生派出工作提供智能管理与决策支持，为合理设置派出项目、选拔学生派出、追溯学生派出动态提供辅助决策。

　　作者：李珊娜（北京交通大学信息中心）、王基逢（北京交通大学国际交流与合作处）

　　责编：郑艺龙